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貸倉庫・事業所移転マニュアル

【貸倉庫・事業所 移転マニュアル】移転計画から移転後のフロー解説!

貸倉庫・事業所の移転は、いろいろなタスクが同時に進行する少し複雑なプロジェクトです。

企業・会社・業務内容の規模が大きくなったり、従業員の数が多くなればなるほど、移転のスケジュールも複雑化し連携や調整が必要になります。

ここでは、貸倉庫・事業所の移転計画から物件探し、賃貸借契約、移転後のスケジュールを紹介しています。

移転スケジュールにあわせて注意点やポイントも解説致しますので、貸倉庫・事業所の移転を計画する際の参考にして頂ければ幸いです。

  • まずは「移転計画」を立てよう!

    貸倉庫・事業所の移転は、思った以上に時間や手間がかかるものです。移転直前になって、慌ててしまうことのないように、移転準備は6カ月以上前からスタートさせるのがベストです。
    まず、現在利用中の貸倉庫・事業所が抱える課題・問題と移転目的を明確化していき、移転先の物件条件を設定していきます。
    更に現在利用中物件の解約予告時期を踏まえた上で、貸倉庫・事業所の移転日を決定し、大体の移転スケジュールを作成します。企業規模にもよりますが、各部門から代表を1人ずつ選んで移転プロジェクトチームを結成したり、主要な担当者を選定するなどし、方向性や連絡を密に取り合う環境を作っておくと移転自体がスムーズです。

    移転計画の6STEP

    • STEP1移転目的の明確化
    • STEP2移転先の条件を設定
    • STEP3大体の移転スケジュール作成
    • STEP4移転コストを明確化
    • STEP5現倉庫・事業所の解約予告
    • STEP6現貸倉庫・事業所の原状回復内容確認

    STEP1移転目的の明確化

    貸倉庫・事業所の移転計画を進める際に、「何のために移転するのか」という目的を明確にする必要があります。

    現貸倉庫・事業所の課題や問題点、希望エリア、賃料などの移転目的を明確にすると、移転先の希望条件を絞ることができるので、新貸倉庫・事業所の物件探しがスムーズとなります。

    • 固定費(賃料)削減
    • 業務効率の向上
    • 業務の拡大・縮小
    • 従業員数の増加・減少
    • 企業イメージの向上
    • 職場環境の改善

    STEP2移転先の条件を設定

    貸倉庫・事業所の移転目的が明確になれば、次に移転先の条件を設定します。

    移転目的の実現には、どのような条件を最優先すべきかを順位付けしておく事で物件を絞るときに役立ちます。

    立地 交通利便性・周辺環境・エリアイメージ
    面積 業務内容に基づいた貸倉庫・作業エリア・事務所スペース
    予算 固定費(賃料・共益費など)・入居前改修工事コスト
    設備・管理 業務上必要な設備設置、セキュリティ体制(機械警備など)
    希望移転日 業務の閑散期・解約予告期間

    STEP3大体の移転スケジュール作成

    移転希望日を基に、必要な業務作業・移転スケジュールの整理を行い、スケジュールを作成します。
    貸倉庫・事業所の移転には、様々な入居前改修工事や作業が発生してしまう為、最初から詳細なスケジュールを考える事は難しいものです。
    大体の移転スケジュールを作成することで、現貸倉庫・事業所の解約予告を出すタイミングを計り、そのタイミングにより現貸倉庫・事業所の退去期日が決定しますので、前後の業務スケジュールも考えて計画をたてましょう。

    STEP4移転コストを明確化

    貸倉庫・事業所の移転コストを考える際には、移転先の物件賃料や内外装工事費用に目が行きがちですが、その他にも引越し費用や、現貸倉庫・事業所の「原状回復工事」費用も念頭に置いて計画しておかなければなりません。現使用中の貸倉庫・事業所の状況にもよりますが、原状回復工事にもそれなりの費用がかかるので、保証金返還と共に移転コスト全体を考える時には必ず把握して計画しておく必要があります。

    STEP5現貸倉庫・事業所の解約予約

    貸倉庫・事業所の賃貸借契約解除の際には、前もって貸主・所有者や建物管理会社に解約予告をすることが義務づけられています。解約予告は普通借家契約の場合、通常3~6ヶ月前に書面で提出しますが、契約内容に異なりがあるため、事前に契約書内容を確認してから進めましょう。

    STEP6現貸倉庫・事業所の原状回復内容確認

    現使用中の貸倉庫・事業所を明け渡す際には、原状回復を行なう必要があります。

    「原状に復した上で、本件建物を明け渡す」「躯体に関するものを除く、壁、天井、床等に対する修理は借主が負担する」などといった「どのような状態で貸主に明渡さないといけないのか」は、賃貸借契約書に具体的に明記されていますので、事前に確認しておきましょう。

    原状回復工事の見積もりは、賃貸借契約書内容や、貸主・所有者や建物管理会社と直接明け渡しの条件を確認した上で取るようにします。

  • 6ヶ月前:新貸倉庫・事業所の物件探しと移転先決定!

    移転計画が進んだら、移転6ヶ月前を目途に移転先の物件を決定しましょう。希望する貸倉庫・事業所の情報収集、エリアや賃料など希望する条件にあわせて物件を比較検討しながら決定します。物件の内見については、建物サイズ・設備・安全面も含め、気になる点はしっかりと確認して下さい。

    物件探しと移転先決定のための6STEP

    • STEP1物件情報収集
    • STEP2移転先の現地調査
    • STEP3貸倉庫・事業所内の利用プランニング
    • STEP4物件探し・比較検討
    • STEP5物件内見
    • STEP6貸倉庫・事業所物件と賃貸借契約する

    STEP1物件情報収集

    貸倉庫・事業所の市況を正確に把握しておくことは、移転先を選定する際に重要です。移転目的や移転先の条件の妥当性を判断するのに役立つほか、移転日決定や貸主・所有者と賃貸条件交渉を行う際にも役立ちます。

    STEP2移転先の現地調査

    貸倉庫・事業所の市況や相場を正確に把握しておくことは、移転先を選定する際に重要です。移転目的や移転先の条件の妥当性を判断するのに役立つほか、移転日決定や貸主・所有者と賃貸条件交渉を行う際にも役立ちます。

    • 立地・場所

      業務内容や業種にもよりますが、貸倉庫・事業所を構える場所が会社・企業の必要性につながるということを意識しましょう。工場的な作業がある場合は、用途地域なども考慮し希望エリアを選定しなければなりません。

    • 交通面

      大型車両進入の有無や高速道路へのアクセス、従業員の通勤時間や交通費、主な取引先へのアクセスに配慮しましょう。貸倉庫の場合は駅近の物件が少ないため、通勤時間による従業員の健康や業務効率の悪化は、固定費増加の原因にも繋がります。

    • 周辺環境

      貸倉庫があるエリアは、銀行、郵便局、役所などが近くに無い場合が多いですが、それ以外の食事を取る環境(コンビニ・飲食店・弁当屋)などはどのぐらいの距離にあるのかなど、チェックしておきましょう。

    STEP3貸倉庫・事業所内の利用プランニング

    倉庫・事業所内の利用プランニングは、物件内見時及び移転先の検討に入る前の早い段階で進めましょう。
    移転先が決定してから貸倉庫内・事業所内のレイアウトを決めると、思ったより上手くいかず不要なスペースが発生することがあります。
    昨今は従業員1人当たりの業務スペースが6~9㎡(2~3坪)程度と言われており、この数値は人当たりのデスク利用スペース・一般的な商談スペース・キャビネットスペースなどを含んだ単位となります。貸倉庫の場合、どのぐらいのサイズが必要になり、どのようにレイアウトするのかは、自社の業務内容によって変動しますので、事前に数値化とイメージ化を行なった上で物件内見に臨みましょう。

    STEP4物件探し・比較検討

    物件内見や物件現地調査を行い移転先候補が絞れたら、サイズ・賃料などの希望賃貸条件を設定し、物件データをピックアップして比較検討をしていきましょう。移転計画で明確にした「移転目的」を軸に物件を絞り込んでいくのがポイントです。
    貸倉庫・事業所の環境は業務内容の質を大きく左右させることになるため、環境面には十分に留意して物件の選定を行なわなければなりません。
    また、貸倉庫・事業所の移転は、通常のマンションなどの住居転居に比べて、保証金や仲介手数料などでイニシャルコストが高額になる場合がありますので、物件資料などで事前に確認し、移転コストを準備しておく必要があります。

    STEP5物件内見

    ピックアップできた貸倉庫・事業所の物件が見つかれば、物件内見を依頼しましょう。物件内見は、現地集合・現地解散であったりしますが、数件の物件を内見する場合は、車移動を行ないながら出来るだけ纏めて内見するようにしましょう。(※当社の場合は、移動用の車両を準備致します。)

    出来るだけ物件内見は、早めに行なう事と、見比べを行なうために適合物件が数件ある場合は、同日に内見して頂く事をオススメします。 内見を早めに行なう必要性は、物件自体は他社も内見したりしますので、無くなってしまう可能性がある為です。 数件の物件を同時に内見する必要性は、各物件のメリット・デメリットを把握しやすくなります。

    貸倉庫・事業所物件内見時のチェックリスト

    • 利用時間の確認(24時間利用可能か)
    • 事務所内の空調有無(貸主設備、残置物など)
    • 事務所内のOAフロア有無
    • 内外装造作の確認
    • 倉庫内の天井高・シャッター高
    • 前面空地の駐車スペース
    • 大型車両の進入・規制有無

    貸倉庫・事業所の設備・管理面の確認ポイント

    物件を選ぶ際には、事前に電気容量を管理会社へ確認しておきましょう。古い建物では電気容量が低い場合があり、容量不足で工事となった際には大きな手間がかかります。
    営業車両・トラックなどを使う場合は、駐車場の有無、大型車両の進入・道路規制・使用可能時間の確認が必須です。貸倉庫・事業所(一棟貸など)は、共用部が無い事が通例ですので、原則として全ての管理は入居者にて行なう事になります。

    STEP6貸倉庫・事業所物件と賃貸借契約する

    入居申込書を提出後、貸主・所有者による賃貸借条件の確認と信用調査が行われ、入居の承諾・合意が出れば、重要事項説明を受け賃貸借契約を締結します。契約時には提出頂く必要な書類があります。契約後のトラブルを避けるため、押印するまでに契約書の条項すべてをチェックし、少しでも疑問があれば仲介業者に納得のいくまで確認を行いましょう。

    貸倉庫・事業所の契約時チェックリスト

    • 入居日(引渡し日)
    • 連帯保証人の有無確認
    • 退去時の明渡し期日(解約予告期間)
    • 会社概要の書類
    • 商業登記簿謄本
    • 借主の印鑑証明書
    • 連帯保証人の印鑑証明書

    賃貸借契約の手順とポイント

    1. 入居申込書の提出(両者の条件合意要)

    2. 重要事項説明

    3. 預託金の支払い

    4. 契約書に押印

    気になる物件の比較と物件内見を重ね、希望する移転先にふさわしい物件が見つかれば、ようやく賃貸借契約に進みます。

  • 5ヶ月~4ヶ月前:移転先の貸倉庫・事業所内の内外装改修工事など

    移転先物件が決まれば、内外装や改修工事が必要な場合、それらの準備が始まります。
    移転の5ヶ月前からは、貸倉庫・事務所内の内装やレイアウトの決定を行ないます。内装やレイアウトは従業員のモチベーションアップや企業・会社のブランディングにもつながりますし、今後の業務効率にも関わりますので、じっくり検討しましょう。

    内外装改修工事の3STEP

    • STEP1貸倉庫・事業所内レイアウトの確定
    • STEP2内装工事の依頼・打ち合わせ
    • STEP3必要な什器備品の発注

    STEP1貸倉庫・事業所内レイアウトの確定

    移転先が決まったあとは、多部署を要する企業・会社であれば必要なスペースなどの洗い出しを再度行います。
    倉庫・作業場、事務所内(会議室・応接室・休憩室・執務室など)に分けて配置を考えます。業務の生産性を高めるためには、動線の確保、什器やOA機器の配置を含めたレイアウトをしっかりと設計する必要があります。従業員の声と共に専門業者のアドバイスを参考にしつつ、具体的なレイアウトプランを決定しましょう。

    STEP2内装工事の依頼・打ち合わせ

    貸倉庫・事業所内のレイアウトが決まれば内装工事に取りかかります。内装・レイアウトを具体的に決定するのと同じタイミングで、内装業者の選定も済ませておきましょう。移転の3ヶ月前までには内装工事に着手し、1ヶ月前には工事が完了している状態がベストです。打ち合わせでは、移転目的に合わせたレイアウトになっているか、企業イメージにマッチしているか、希望する業務効率改善になっているのかなど、内装工事が始まる前にもう一度しっかり確認しましょう。

    STEP3必要な什器備品の発注

    可能な限りイニシャルコストを抑えて、貸倉庫・事業所を移転させたい、そのためには使える什器備品は再利用したいと考える方も多いと思います。しかし再利用が移転先での業務効率の生産性を低下させるようであれば、思い切って什器備品を新調することも検討すべきタイミングである可能性もあります。
    新しく什器備品・OA機器を購入する場合、レイアウトプランを基にリストアップし、見積依頼と発注も準備しましょう。その場合、廃棄する什器備品もリストアップし、廃棄する準備と依頼も行いましょう。

  • 3ヶ月前:現使用中の貸倉庫・事業所を整理し、引越し準備開始!

    移転の3ヶ月前には、什器備品・自社商品の整理やインフラ工事の手配を開始し、引越し業者の選定・見積を依頼します。可能な限り事前に様々な作業を行い、予期せぬトラブルにも対処できるように心がけましょう。

    引っ越し準備の3STEP

    • STEP1引越し業者の選定・打ち合わせ
    • STEP2物品整理・荷物を減らす(断捨離)
    • STEP3各種工事手配

    STEP1引越し業者の選定・打ち合わせ

    引越し業者の選定・イニシャルコストを抑えるためには、複数の業者に見積依頼を行いましょう。なお、多数の相見積になると時間がかかりすぎる点と煩わしさが増えてしまうため、2社ほどに見積依頼をしましょう。
    引越し作業内容や見積を確認する際は、価格だけではなく、何をしてくれるのか、何をしないのかを明確にすることです。
    廃棄物の引き取りが可能かどうかなども効率よく引越しを行うためのポイントにもなるため、見積額に対して含まれている内容と含まれていない内容をよく理解して選定しましょう。

    STEP2物品整理・荷物を減らす(断捨離)

    現使用中の貸倉庫・事業所から移転する際に移動させる物品、廃棄する物品を選別します。移転先に合わせて什器備品などを新調すれば、現在利用している什器備品は処分する必要があります。その場合は、家庭内ゴミのように自治体が処理をしてくれないため、必ず産廃業者などに依頼したりする必要があります。
    再利用できそうな什器備品などは、リサイクルショップに相談して引き取ってもらえたり、買い取ってもらえる場合もあります。

    STEP3各種工事手配

    業務を行なう上での電話、FAX、インターネットといった通信インフラは不可欠です。引越し時には一旦停止せざるを得ませんが、引越し後にはすぐ使えるように手配しておかなければ、本業に支障をきたす可能性があります。
    特に電話やインターネット(光回線)の工事は、施工時期によって大変混み合うため、手続きに1ヶ月以上の時間を要することもあります。移転までに必要な設備を準備できるように早めの手配を行いましょう。

  • 2ヶ月前:移転スケジュールの詳細確定!

    引越し準備も進み、移転作業開始です。まずは社内で細かい移転スケジュールを共有し、移転作業にともなうルールを決めていきます。また移転先で使用する予定の印刷物(名刺など)の手配を行ない、取引先などへの移転案内状の準備も進めます。

    移転スケジュール詳細の3STEP

    • STEP1従業員への移転スケジュールの確認
    • STEP2梱包作業・引越し準備
    • STEP3移転案内の発送準備
    • STEP4印刷物の表示変更準備

    STEP1従業員への移転スケジュールの確認

    移転作業の全体スケジュール確認を、移転の1ヶ月前までに行います。
    従業員・部署単位でそれぞれ移転先に持ち込む物品、残しておく物品、廃棄物のリストを作成します。パソコン内のデータのバックアップなども事前に行なう準備をしておきましょう。

    STEP2梱包作業・引越し準備

    引越し準備では、荷物の梱包方法や移転先で荷物を置いてもらう配置などを記すなどの準備をしておくことがポイントです。梱包材に荷物を入れていくと、最終的に同じ形の荷物がたくさん出来上がります。移転先では、荷物の移動時に置いてもらう配置がバラバラだと、一つ一つ荷物を開けながら開封作業をすることになり、とても作業効率が悪くなるため、あらかじめ準備をしておきましょう。

    STEP3移転案内の発送準備

    取引先などへの移転挨拶状は、移転の1ヶ月前ぐらいまでに行います。業務で関わりのある企業のほか、取引銀行や業者にも忘れずに挨拶状・案内状を送りましょう。挨拶漏れがあると移転後の業務に支障を来す場合もありますので、送り先に漏れがないよう、送付先リストを作成しておくとスムーズです。

    STEP4印刷物(名刺・会社案内など)の表示変更準備

    企業・会社の住所を記載しているホームページや会社案内、名刺や封筒、社員証など、住所変更が必要なものを確認し、事前にリストアップしておきましょう。
    住所変更をした名刺や社員証は全社員分の新規発行が必要なため、印刷業者とのやり取りも発生します。印刷量が多い場合、直前の申し込みでは間に合わない可能性があります。移転先が決まった段階から取り組みはじめて、業務に支障が出ないよう早めに準備を行いましょう。

  • 1ヶ月前~当日:移転手続きの準備

    移転1ヶ月前からは、移転に伴う各種届出書の期日や提出先をしっかり確認し、提出準備を進めましょう。
    引越し準備は進捗をしっかり管理して、遅れている箇所はフォローしながら引越し当日に間に合うよう進めましょう。

    移転手続き準備の3STEP

    • STEP1各種届出の準備
    • STEP2鍵の複製と管理
    • STEP3引っ越し当日

    STEP1各種届出の準備

    事務所を要する移転を行なう場合、法務局、税務署、都道府県税事務所、社会保険事務所、公共職業安定所(ハローワーク)、労働基準監督署、消防署、郵便局、警察署などの公的機関への届出が必要です。
    それぞれ届出期間が異なっており、労働基準監督署や公共職業安定所は、移転後10日以内の提出期限があります。
    移転後は引越しの片付けなどで多忙になりますので、事前に必要書類を準備し、移転後速やかに提出できるようにしておきましょう。

    STEP2鍵の複製と管理

    貸倉庫・事業所が変わることで、必要な鍵の数や種類も変わります。
    鍵の複製は、必ず本キーから複製を行なわないと鍵シリンダーが壊れてしまう可能性があります。また、本キーを紛失した場合は鍵シリンダーの交換が必要になりますので、管理体制にも注意が必要です。
    なお、機械警備のカードを鍵変わりに変更する場合は、鍵の複製などが必要ありません。

    STEP3引越し当日

    現使用中の貸倉庫・事業所からの搬出と、移転先への搬入準備が整えば引越し開始です。どちらにも陣頭指揮が取れる状態が好ましいです。作業分担は事前に決めておき、引越し当日は使用中の貸倉庫と移転先に従業員をそれぞれ上手く配置しましょう。
    どれだけ引越し業者と打合せしていても、当日の現場作業を行なう人員は詳細まで理解できていないケースもありますので、現地現場での対応が出来る方を配置しておくと、ミスや無駄作業の軽減になります。

  • まとめ

    貸倉庫・事業所の移転計画から引越しまでの流れと全体のスケジュールを紹介いたしました。
    移転作業を大きく分けると以下の3つです。

    • 移転先物件の選定と契約
    • 現貸倉庫・事業所の解約
    • 改修工事から引越しまでの段取り

    これらはいずれも連動性がありますので、どれだけ事前準備をしっかり行うことが出来るかが、スムーズな移転作業に関わってきます。
    借主は、本業の業務を行ないながらの移転計画業務となりますので、いかに状況を理解し、協力してもらえる不動産業者かどうかの見定めも重要なポイントとなります。

    当社は、移転先の貸倉庫・事業所物件を見つける専門不動産会社ではありますが、細かな面にもご助言と協力体制をもって、移転計画の最初~移転後までしっかりとお手伝いをさせていただきます。
    当社はそのプロ集団であると自負しておりますので、いつでもお気軽にご連絡ください。